VOG en vrijwilligers: hoe werkt het?

Vrijwilligers die met kinderen of kwetsbare personen werken, kunnen gratis een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) aanvragen. De vrijwilliger kan met de VOG aantonen dat hij of zij geen strafbare feiten op zijn of haar naam heeft staan, die het vrijwilligerswerk in de weg staan. De VOG is daarmee een belangrijk onderdeel van het preventie- en integriteitsbeleid van elke vrijwilligersorganisatie. 

Wat moet een organisatie opnemen in het vrijwilligersbeleid?

• Waarom het nodig is dat een vrijwilliger een VOG laat zien
• Hoe de persoonsgegevens veilig bewaard worden
• Wie van de organisatie toegang heeft tot deze informatie

Voor vrijwilligersorganisaties is dit vergelijkbaar met hoe andere organisaties omgaan met hun ledenbestand.

Ook iets opnemen over de vrijwilligersvergoeding voor 2023? Lees dan ons blog over Vrijwilligersvergoedingen in 2023

Mag of moet je de VOG als organisatie bewaren?

Er is geen wettelijke verplichting voor organisaties, instellingen of bedrijven om de originele VOG of een kopie daarvan te bewaren. Volgens de AVG is dat zelfs niet toegestaan. De VOG's mogen wel bewaard worden, als:

• een organisatie kan aantonen waarom het noodzakelijk is om VOG's te bewaren
• vrijwilligers uitdrukkelijk toestemming geven

Je bent als organisatie dan verplicht om VOG's zorgvuldig en veilig te bewaren. Daarnaast moet er op papier gezet worden waarom het noodzakelijk is om de VOG te bewaren en hoe de veiligheid van de persoonsgegevens geregeld is.

Hoe administreer je wie een VOG heeft?

Werk met namenlijstjes! Zet een vinkje achter de naam, als de vrijwilliger een (originele) VOG heeft laten zien. Bewaar deze lijst op een veilige plek, waar alleen personen die het aangaat toegang toe hebben.

Bekijk voor meer informatie de website van Justis